Giới thiệu về công cụ tra cứu

1. Khái niệm
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng theo yêu cầu của họ.
Như vậy, trong một kho lưu trữ, với hàng ngàn các hồ sơ tài liệu, người nghiên cứu có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin tài liệu mình đang cần tìm nằm trong khối tài liệu nào, cụ thể là hồ sơ nào thông qua hệ thống tra tìm tài liệu lưu trữ. Nói cách khác, hệ thống tra tìm tài liệu lưu trữ là công cụ hướng dẫn người nghiên cứu nắm được nội dung và thành phần tài liệu trong một phông, một kho lưu trữ.

2. Ý nghĩa, tác dụng
Từ khái niệm nêu trên chúng ta có thể thấy công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các phòng kho lưu trữ đặc biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ giúp độc giả tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của người nghiên cứu.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện chỉ rõ vị trí tài liệu trong các kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thác tài liệu và cán bộ phục vụ tra tìm tài liệu.
Có những loại công cụ tra cứu giới thiệu tóm tắt toàn bộ thành phần và nội dung của một phông, một kho lưu trữ, cung cấp thông tin ngắn gọn tới người nghiên cứu. Thông qua hệ thống công cụ tra cứu tài liệu độc giả chưa cần tiếp cận với các hồ sơ tài liệu đã nắm được những thông tin cần thiết về nội dung và thành phần tài liệu. Điều đó sẽ tiết kiệm thời gian cho độc giả và người phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
Công cụ tra tìm tài liệu tóm tắt những thông tin cần thiết của mỗi hồ sơ tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ và toàn kho lưu trữ vì vậy có có tác dụng quan trọng trong việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch quản lý tài liệu lưu trữ được chặt ché, tránh mất mát tài liệu.
Trong lưu trữ có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác nhau và mỗi loại có những đặc trưng, tác dụng riêng biệt nhưng đều phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu như: Mục lục tài liệu bên trong hồ sơ, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu, sách giới thiệu các kho, phông lưu trữ, phiếu phông… Những loại công cụ trên sẽ bổ sung hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của độc giả và có quan hệ chặt chẽ với nhau về các yếu tố thông tin mô tả trên từng loại công cụ.

3. Yêu cầu
Các công cụ tra cứu tài liệu khi biên soạn cần đáp ứng các yêu cầu chủ yếu sau:
- Công cụ tra cứu tài liệu phải giới thiệu một cách chính xác nội dung tài liệu lưu trữ hiện bảo quản trong lưu trữ để thông tin cho người sử dụng. Tránh trường hợp thông tin trên thẻ giới thiệu quá chung chung khiến người sử dụng không biết trong tài liệu có cái gì, nội dung quan trọng hay không quan trọng, tài liệu của tác giả nào… Đây là yêu cầu quan trọng cần được thực hiện nghiêm túc trong quá trình biên soạn các loại công cụ tra cứu.
- Mỗi loại công cụ tra cứu cần được xây dựng thống nhất về hình thức  và nội dung. Điều đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng chính xác. Để đảm bảo việc thực hiện yêu cầu này trong các lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã và đang tiến hành biên soạn và ban hành các tiêu chuẩn về từng loại công cụ tra tìm tài liệu áp dụng trong phạm vi toàn quốc. Hiện nay, chúng ta đã có tiêu chuẩn về: Mục lục hồ sơ, sổ xuất tài liệu, sổ nhập tài liệu, mẫu phiếu phông, phiếu tin và đang tiến tới chuẩn hóa các bộ thẻ tra tìm tài liệu, các trường thông tin xây dựng CSDL để tra tìm bằng máy vi tính.
- Công cụ tra cứu tài liệu phải đáp ứng yêu cầu tra tìm, lựa chọn và tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. Đây là một yêu cầu nâng cao hiệu quả của công tác nghiên cứu, tăng năng suất lao động của độc giả đồng thời nâng cao hiệu suất của công tác khai thác và sử dụng tài liệu trong lưu trữ. Yêu cầu này cần thể hiện rõ trong việc chỉ dẫn chính xác vị trí của từng hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ.
- Kết cấu của các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ cần được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng phù hợp với đông đảo các đối tượng độc giả đến tra tìm tài liệu. Bởi lẽ công cụ tra cứu được làm ra để phục vụ nhiều đối tượng độc giả trong đó có các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý, những đối tượng là học sinh, sinh viên và cả những công dân khác. Việc cấu tạo các công cụ tra cứu rườm rà, phức tạp sẽ gây những khó khăn, hiểu lầm trong công tác tra tìm tài liệu và phục vụ độc giả trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các kho lưu trữ.
Công cụ tra tìm tài liệu là một trong những phương tiện quan trọng không thể thiếu trong các phòng, kho lưu trữ. Việc xây dựng các công cụ tra cứu phù hợp với các đối tượng độc giả và đáp ứng những yêu cầu của thời đại khoa học kỹ thuật đang là vấn đề đặt ra đối với ngành lưu trữ. Hiện nay, các công cụ tra tìm tài liệu trong các kho lưu trữ ở Việt Nam chủ yếu là các loại công cụ tra tìm truyền thống, thủ công chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác thông tin trong lưu trữ của nhiều đối tượng độc giả trong và ngoài nước.